外国人雇用でミャンマー人に特化した採用戦略で企業の成長を支援する特定技能外国人登録支援機関、ネクストドアです。
新年度が始まって1ヶ月。
4月から新たに外国人労働者を受け入れた企業でも、そろそろ互いに業務やコミュニケーションに慣れてきたのではないでしょうか？
日本では多くの企業が4月から新年度。
よって、1年の中でも、新年の始まる1月1日や、新年度か始まる4月1日が様々な節目となることが多いです。
そんな節目にやるべきこと、例えば年末調整や定期報告は結構覚えているものですが、ここで忘れがちなのが、パスポートの更新。
パスポートの更新時期は人によって異なるため、気がつくともう期限が迫っている！ということも少なくありません。
今回は、そんなパスポートの更新について、手続き方法や注意点を解説します。
在留カードとは違い、無くてすぐに問題が起きるものではありませんが、いざという時には無いと困るパスポート。
受け入れ企業の方もぜひご一読いただき、覚えておいてください。
外国人労働者には、在留資格とパスポート両方が必要？
外国人労働者が日本で働くには在留資格が必要です。
在留資格には期限があり、更新をしなければ、その期限を超えて在留することはできません。
そして、在留資格の更新時には、「旅券番号と有効期限」を記入する欄があり、申請時には原本の提示が求められます。
一見すると、在留資格の更新には、有効期限内の旅券＝パスポートが必要なように思います。
しかし実際には、申請には必ずしも有効なパスポートがなくても更新可能です。
但し、申請書と一緒に「旅券が未取得である理由書」を提出する必要があります。
この理由書を提出すれば、更新時以外にも、紛失時にも申請を行うことができます。
つまり、日本で就労することに関してだけ言うと、パスポートは必須ではないとも言えます。
とは言え、日本への入国審査（「みなし再入国許可」を受ける）には有効なパスポートの提示が必須なので、海外旅行や、母国へ一時帰国などする際には必要となるもの。
緊急時にすぐにできることではないので、忘れず更新をするようにしましょう。
パスポート更新の方法
パスポートの更新は、日本国内にある、労働者自身の国籍の大使館または領事館で申請します。
ただし、東京や大阪、名古屋、京都、広島、福岡、札幌といった大都市にしかない場合が多いです。
また、午前中に申請する必要があるのと、大使館によっては予約が必要な場合もあるので、思い立ったらすぐに申請、というわけにはなかなかいきません。
有効期限が１年未満になると申請可能なので、時間に余裕を持って、申請に行くスケジュールを検討するべきでしょう。
更新の申請に必要な書類は以下の4種類です。
・一般旅券発給申請書
・戸籍謄（抄）本：１通
※発行後６か月以内の原本
・写真：１枚（サイズ：4.5cm（縦）× 3.5cm（横））カラー、白黒どちらでも可。
※申請前6ヶ月以内に撮影したもので、規格を満たしたもの
・現在所持しているパスポート
これらを持参し、窓口で申請します。
申請のみの場合は代理人でも可能ですが、申請書裏面の「申請書類等提出委任申出書」に記載が必要です。
また、この場合も、記入は本人が行ってください。
そして、パスポートの受け取りは必ず本人が行かなければいけません。
結構、時間も手間も取られますよね。
そのため、入国するタイミングですでにパスポートの有効期限が１年を切っているのであれば、渡航前に母国で更新し、入国されることをおすすめします。
入国前に、受け入れ企業側からも確認してあげると良いでしょう。
もしも日本でパスポートを失くしてしまったら？
在留カードとは違い、失くして働けなくなったり、帰国させられたりするものではないパスポートですが、悪用されるリスクは大きいもの。
万が一、日本にいる間にパスポートを紛失してしまった場合は、まずは最寄りの警察署に紛失届もしくは盗難届を出し、悪用を防ぐことが最優先です。
そして、更新時と同じく労働者自身の国籍の大使館または領事館で再発行の手続きを行います。
ただ、国によっては大使館や領事館ではパスポートの再発行を受付していない場合も。
このような場合は、一旦、日本にある母国の大使館や領事館でパスポートの代わりになる書類をもらって帰国し、母国でパスポートの再発行をしてから再来日することになります。
いずれにせよ、面倒な手続きで時間もかかるので、パスポートは失くさないよう、管理には気を付けた方が良いでしょう。
受け入れ企業が気をつけるべきこと
特に日本に来たばかりの外国人労働者は、仕事や日本での生活を覚えること、慣れることに気を取られがちになるので、パスポートのことにまで気が回らない可能性があります。
日本で普通に働き続けていれば、パスポートのことを忘れていても特に問題はありませんが、もしも急に母国に一時帰国しないといけないなどの事情ができた際、パスポートの期限が切れていると「みなし再入国許可」を受けることができず、その外国人が有していた在留資格及び在留期間は消滅してしまいます。
ただ、こうしたことは外国人労働者自身が知らないこともありますし、いざという時になってからでは手遅れ。
常にパスポートは有効期限内という状態にできるよう、受け入れ企業も気にかけてあげると良いでしょう。
最悪の場合、パスポートの期限切れが原因で、帰国してそのまま辞めてしまうことも考えられます。
パスポートの更新には通常、交付までに4週間ほどかかるとされていますので、早めに申請に行くこと、有効期限を確認することを促すようにしてください。
まとめ
外国人労働者の場合は在留カードがあり、その更新もパスポートなしでも可能なため、必ずしも有効期限内のパスポートが常に必須というわけではありません。
しかし、日本から一時的に出国する場合には、再び入国し、就労するための「みなし再入国許可」を受けなければならず、その許可申請には有効なパスポートが必要です。
急に帰国しなければならなくなる場面もないとは言い切れませんから、できるだけ常に有効なパスポートを持っておきたいものです。
パスポートの更新には時間も手間もかかるので、期限に注意し、早めに対応するよう心がけましょう。
受け入れ企業も、雇用する外国人労働者のパスポートの有効期限を気にかけてあげてください。
こうした外国人雇用に関して疑問や不安のある方は、まずは「外国人採用戦略診断セッション」を受けてみて下さい。
60分無料のセッションで、貴社の状況をヒアリング。
貴社の雇用状況から、気にかけるべきことや注意すべきポイントのアドバイス、貴社に合った支援計画や外国人採用戦略のご提案をいたします。
どうぞお気軽にお申し込みください。
投稿者プロフィール
最新の投稿
