外国人雇用でミャンマー人に特化した採用戦略で企業の成長を支援する特定技能外国人登録支援機関、ネクストドアです。
特定技能外国人を受け入れる場合、その就労や生活において様々な支援が必要です。
それに加え、受入状況や給与の支払状況などを記した定期報告も義務付けられているのをご存知でしょうか？
定期報告は四半期に一度、出入国管理庁への提出が必要で、これにより、受け入れ企業の労働環境が適切であるかどうかを定期的に確認しているのです。
今回はこの定期報告の概要（作成・提出方法）をご紹介します。
特に、初めて特定技能外国人を雇用される企業様はぜひご一読ください。
定期報告とは？
定期報告とはその名の通り、特定技能外国人の受け入れ状況を、定期的に出入国管理庁へ報告することを指します。
その目的は、受け入れ企業での労働環境や支援の実施状況の確認です。
残念ながら中には、日本人がやりたがらない業務を押し付けたり、不当に安い賃金で働かせたりといった悪質な受け入れ企業も存在します。
そうした扱いを受け、中には失踪してしまう外国人労働者も。
そんな差別や、不適切な労働条件から外国人労働者を守るためにも、定期的なチェックが必要なのです。
こうしたことをきちんと監視しないで放置していると、いつか日本は外国人労働者が来てくれない国になるかもしれません。
企業側も、貴重な働き手を失いたくないですよね？
四半期に一度の提出が義務付けられている定期報告。
万が一この報告をしなかったら、その後、外国人労働者の受け入れができなくなる可能性もあります。
少々手間はかかりますが、しっかり内容を把握し、提出に備えてください。
定期報告の提出期間について
四半期に一度の定期的な報告とのことですが、雇用してからの３ヶ月に一度なのか？
それとも、いつからいつまでというのが決まった３ヶ月に一度なのか？
答えは後者。
シンプルに１月～３月、４月～６月… という決められた期間について、その翌月１５日までに報告することになっています。
つまり、
第１四半期：対象期間 1/1～3/31 → 4/1～4/15までに提出
第２四半期：対象期間 4/1～6/3 → 7/1～7/15までに提出
第３四半期：対象期間 7/1～9/30 → 10/1～10/15までに提出
第４四半期：対象期間 10/1～12/31 → 翌年1/1～1/15までに提出
の計４回となります。
雇用するタイミングによっては第１四半期からでは無い場合もありますし、まるまる３ヶ月分の報告ではない場合もあるでしょう。
いずれにせよ、上記の期間内の雇用状況については、それぞれ右に記載の提出期限までに報告が必須となっています。
特に第４四半期については年をまたぎますし、年始のバタバタする時期に提出しなければなりません。
できるだけ年内に準備を済ませておきたいですね。
定期報告の必要書類とは
特定技能外国人の支援を登録支援機関へ委託しているかどうかによって、定期報告で必要となる書類が変わります。
登録支援機関に委託している場合
受け入れ企業が用意しなければいけない書類は以下の４種類です。
1, 受入れ・活動状況に係る届出書
この書類には、
・届出対象期間・特定技能所属機関・雇用状況・労働保険の適用状況・社会保険の加入状況・税の納付状況・安全衛生の状況・特定技能外国人の受入れに要した費用の額・届出の担当者
を記載します。
2, 特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況
この書類には、
届出対象期間に受け入れていた特定技能外国人の
・氏名・生年月日・性別・国籍・地域・住居地・在留カード・活動日数・給与
などを記載します。
3, 賃金台帳の写し（特定技能外国人のものと、比較対象の日本人のもの）
添付書類として、届出対象期間に勤務していた特定技能外国人全員分の賃金台帳の写しと、比較対象となる日本人従業員の賃金台帳の写し、両方の提出が必要となります。
4, 報酬支払証明書
この書類は、給与を現金払いにしている場合にのみ、提出が必要です。
登録支援機関に委託しない場合
支援を委託せず、自社で行う場合には、前述の委託する場合の書類に加え、以下の3種類の書類も、自社で用意しなければなりません。
1, 支援実施状況に係る届出書
支援の実施状況を報告する書類です。
2, 相談記録書
届出対象期間中に外国人からの相談を受けた場合に、必要な対応を行ったことを報告する書類です。
3,定期面談報告書（特定技能外国人用＋監督者用）
届出対象期間中に定期面談を実施した場合に提出が必要な書類です。
このように、
登録支援機関へ委託していれば、自社で作成する書類は約半分になります。
これだけでなく、普段の外国人労働者への支援のサポートもしてくれますから、特に、初めて外国人労働者を受け入れる企業様には、支援の委託をオススメいたします。
定期報告の提出方法
前項の書類が準備できたら、期限内に提出しましょう。
提出先は、受け入れ企業の本店の所在地を管轄する地方出入国在留管理局です。
本店の所在地とは、雇用する特定技能外国人の指定書に記載されている住所を指します。
提出方法は、直接窓口に持ち込むか、郵送またはオンラインで提出します。
郵送の際には、封筒の表面に朱書きで「特定技能届出書在中」等と必ず記載してください。
また、提出日は、出入国在留管理局に到着した日となるので、郵送時は投函日にご注意ください。
オンラインの場合は、出入国在留管理庁電子届出システムで24時間365日提出が可能です。
ただし、このシステムを利用するには事前登録が必要です。
「利用者情報登録届出書」を、窓口もしくは郵送で提出しなければいけません。
手続き方法について詳しくは、出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト「利用者情報登録について」をご覧ください。
まとめ
特定技能外国人を受け入れる場合に義務付けられている定期報告。
四半期に一度、出入国管理庁へ提出することで、特定技能外国人の適正な雇用をチェックしています。
報告期日に間に合わないと、最悪の場合、今後、外国人労働者の受け入れができなくなる可能性も。
定期報告の必要書類はなかなかの数がありますが、登録支援機関へ支援を委託していれば、自社で用意するのは半分になります。
特に、初めて特定技能外国人を雇用される企業様にとっては、支援も報告も自社でやるのはかなりの負担。
プロの支援者の力を借りてはいかがでしょうか。
当社も登録支援機関ですので、ご相談だけでもお気軽にどうぞ！
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