外国人雇用でミャンマー人に特化した採用戦略で企業の成長を支援する特定技能外国人登録支援機関、ネクストドアです。
11月になり、そろそろ年末を意識し始めた方も多いのではないでしょうか？
企業にとって年末の重要な業務な一つが年末調整。
社員の適切な納税、控除や還付を確定させるため義務化されている手続きですが、外国人労働者に対しても行う必要があるのでしょうか？
その答えはYesです。
日本に住居があり、1年以上住む（就労目的、資格での滞在など）「居住者」に分類される場合は、日本の税制度における課税対象となります。
つまり、外国人労働者を雇用する企業は、外国人の年末調整もする必要があるのです。
基本的には日本人と同じ手続きですが、日本国外に扶養家族がいる場合など、別途必要な書類や手続きが増える場合も。
今回は、外国人労働者の年末調整について詳しく解説します。
特に、今年初めて外国人労働者の年末調整を行う企業様はぜひご覧ください。
外国人労働者も対象！年末調整の基本的な考え方
外国人労働者が日本で就労し、日本で収入を得ている場合、原則として日本の所得税の課税対象となります。
課税の基準は「居住者か非居住者か」によって異なり、日本に住所を有する「居住者」に分類される場合、年末調整も含めた日本の税法に従わなければいけません。
居住者とは、通常1年以上日本に住んでいる場合に該当しますが、外国人の場合、在留資格や滞在期間、収入状況なども加味されます。
企業が外国人労働者の年末調整を行う際は、日本人従業員と同様に源泉徴収で控除額を算出し、年間の税額を精算する必要があります。
年末調整は、所得税を過不足なく支払うための大切な手続きであり、従業員の税負担を適正化するもの。
このため、企業は、給与明細や扶養控除の内容が正確であることを確認しなければなりません。
また、外国人労働者にとっても、年末調整は重要な節税の機会です。
例えば、日本国内で扶養家族がいる場合、その人数に応じて税額が軽減される可能性があるため、必要な書類の提出を企業側から周知することが大切です。
外国人労働者の税務対応は基本的に日本人と同じ手続きですが、場合によっては追加の書類が求められることもあり、企業としても事前にしっかりと準備することが重要です。
外国人労働者の年末調整で必要な書類とその確認方法
外国人労働者の年末調整に必要な書類は日本人と大きく変わりませんが、特定のケースで追加書類が必要です。
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書、住宅借入金等特別控除申告書などの標準的な書類は、外国人労働者にも提出が求められます。
しかし、例えば、海外に扶養家族がいる場合は、その扶養家族に関する証明書が追加で必要です。
こうした場合、外国の公的機関が発行した出生証明書や家族関係証明書などの書類を提出してもらうことになります。
また、これらの証明書が外国語の場合には、日本語訳も添付する必要があります。
特に英語以外の言語で発行された場合には、専門の翻訳会社で日本語に翻訳してもらう必要が出てくるケースも。
そして、必要な書類の提出期限を労働者に事前に案内し、準備に時間がかかる書類は早めの提出を促すことが重要です。
さらに、労働者が初めて日本の税務制度に触れる場合、書類の提出方法や税務用語が理解しづらい場合もあります。
そのため、受け入れ企業が提出内容の確認を行いながら、理解を深めてもらうよう丁寧なサポートを行い、手続きを円滑に進めましょう。
外国人労働者が抱える特有の課題と対策
外国人労働者の年末調整では、母国の税制度と日本の税制度の違いに戸惑うケースが多く見られます。
例えば、母国では家族が控除の対象とならない場合や、非課税所得が日本の制度と異なるケースもあります。
また、在留資格や滞在期間により、日本での課税範囲が異なることも、誤解や申告ミスの原因になりがちです。
こうした背景から、企業が年末調整の手続きを丁寧に案内し、特に税務手続きに不慣れな外国人労働者にとっての理解をサポートすることが重要です。
例えば、事前に書類の記入例を提供する、提出期限や手続き方法を分かりやすく説明するなどの配慮が求められます。
また、外国人労働者の母国語でのサポートを行える場合は、手続きがスムーズになるだけでなく、安心感も与えられるでしょう。
さらに、国外の扶養家族に対する控除を適用する場合は、居住者としての滞在実績や家族関係証明書の正確さが重要です。
これらを怠ると、申告後に追加手続きが発生する恐れもあるため、事前に必要な書類の準備をしっかりと行うことが求められます。
年末調整後に発生する追加の手続きとその対応方法
年末調整が完了した後、特定の外国人労働者には確定申告が必要な場合もあります。
例えば、複数の収入源がある場合や、株式配当などの所得がある場合には確定申告が義務付けられます。
企業側としては、年末調整で完了する範囲と、別途確定申告が必要なケースをあらかじめ労働者に伝えておくと良いでしょう。
また、年末調整後には、税務署への法定調書提出や、企業での書類保管が必要です。
法定調書は、労働者の所得や控除額の内訳を報告するものであり、企業の税務管理の一環として適切に処理する義務があります。
特に外国人労働者が多い企業では、従業員ごとの在留資格や滞在期間による違いを把握しておくことも重要です。
さらに、年末調整後に退職する外国人労働者についても注意が必要です。
退職後の確定申告のサポートを行うか、必要な情報をしっかり提供しておくと、労働者との信頼関係構築にもつながります。
企業としては、年末調整に関連する追加手続きの流れや対応方法を明確にしておくことで、スムーズな税務対応が可能となるでしょう。
まとめ
外国人労働者を雇用する企業にとって、日本国内での年末調整対応は必須の手続きです。
日本に住所があり、収入を得ている外国人労働者は日本の所得税課税対象となるため、日本人と同様に年末調整が必要です。
ただし、海外に扶養家族がいる場合など、通常の日本人の場合とは異なる追加の書類が求められることもあるため、事前の準備と確認が重要。
また、外国人労働者は母国の税制度との違いや言語の壁に戸惑うことがあるため、企業側が分かりやすくサポートすることが信頼関係の構築につながります。
確定申告が必要なケースや税務署への報告義務についても含め、適切な税務対応を行うことで、スムーズな雇用管理が可能になるでしょう。
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